Новости

Можно ли в личных делах хранить копии дипломов сотрудников?

Линия консультацийИнформационная поддержка
Наши клиенты часто задают этот вопрос на Линии консультаций

Вопрос: Можно ли в личных делах хранить копии дипломов сотрудников?

Ответ эксперта Линии консультаций:

 Хранение копий документов (паспорта, СНИЛС, ИНН, дипломов и т.д.) сотрудников в личных делах (карточках), а также их подшивка после увольнения сотрудников допускаются работодателем только с их письменного согласия. В отсутствие письменного согласия сотрудников копии документов должны быть возвращены данным сотрудникам или уничтожены.

То есть, чтобы избежать ответственности, работодатель должен получить согласие работника на хранение копий документов. При этом законодательством не установлены правила хранения копий таких бумаг.

И.И.Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости, делает вывод, что если документы понадобились работодателю для конкретной цели, необходимо каждый раз получать их у сотрудника и оформлять отдельное согласие на обработку данных. При этом чиновник подчеркивает, что если случаи хранения копий будут выявлены в ходе проверки госинспекции труда, то информация передается в Роскомнадзор, и за хранение копий в личных делах на постоянной основе работодателя могут привлечь к административной ответственности.

Если вы хотите более подробно изучить это вопрос, мы подготовили для вас материалы по этой теме:

  1. Вопрос: Подскажите перечень документов, которые должны храниться в личномделе сотрудника образовательного учреждения. Возможно ли, имея подписанное сотрудником согласие на обработку персональных данных, хранить в личном делекопии паспорта, СНИЛС и ИНН? ("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2018){КонсультантПлюс}} 
  2. Статья: Доклад Минтруда. Что разъяснили чиновники? (Буцкая И.) ("Расчет", 2018, N 3) {КонсультантПлюс} 
  3. Статья: Об ответственности работодателя за обработку персональных данных работника (Саликова Н.М., Кучина Ю.А.) ("Трудовое право в России и за рубежом",2018, N 4) {КонсультантПлюс}
  4. "Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 2 квартал 2017 г." (утв. Рострудом){КонсультантПлюс} 
  5. Статья: Разъяснения Роструда: что нового (Мошкович М.Г.) ("Главнаякнига", 2018, N 5) {КонсультантПлюс}


Вернуться к новостям