Новости

Проект об электронных дубликатах: юрлицам и ИП будет проще хранить документы

Линия консультацийИнформационная поддержка
В этом выпуске читайте: с 11 марта МВД начнет применять чек-листы для проверок компаний и учреждений по вопросам миграции; работник пропустил срок подачи иска — была ли причина уважительной, разбирался ВС РФ.

1. Проект МВД: какие документы будут подавать работодатели, чтобы сообщить о прибытии иностранца

Планируется уточнить, какие документы должен представить работодатель —принимающая сторона, чтобы сообщить о прибытии иностранца, который будет проживать по адресу компании или в ее помещении без адреса.

К уведомлению о прибытии иностранца помимо копии паспорта с отметкой о пересечении границы нужно будет приложить:

Проект нового регламента по осуществлению миграционного учета иностранцев и лиц без гражданства с такими изменениями вынесен на общественное обсуждение. Напомним, за несообщение в МВД о прибытии иностранного работника грозитштраф: от 40 тыс. до 50 тыс. руб. для должностных лиц и от 400 тыс. до 500 тыс. руб. для юрлиц.

Проект приказа МВД России

2. Роструд ответил на вопросы, которые больше всего волновали работников и работодателей в феврале

Ведомство выпустило обзор по наиболее часто встречающимся и неоднозначным вопросам, поступившим в онлайн-инспекцию в феврале.

Как освободить беременную от работы для прохождения диспансерных обследований?

Этот вопрос не урегулирован законодательством. Роструд предлагает поступать следующим образом. Накануне обязательной диспансеризации беременная письменно сообщает о ней работодателю и просит освободить от работы. Прохождение обследования сотрудница может подтвердить справкой, в которой указаны дата и время посещения врача. Напомним, на время диспансеризации за беременной сохраняется средний заработок.

Может ли многодетный работник брать отпуск в любое время и любыми частями?

Родители, имеющие трех и более детей в возрасте до 12 лет, вправе брать отпуск в удобное для них время. Однако разделение его на части нужно согласовывать с работодателем. При этом не стоит забывать: хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Дистанционный работник зарегистрирован по месту жительства в районе Крайнего Севера. Нужно ли ему выплачивать районный коэффициент и процентную надбавку к зарплате?

Если в трудовом договоре не установлено место выполнения работы, то придется выплачивать зарплату в повышенном размере. Однако такое условие можно уточнить в дополнительном соглашении, отмечает Роструд. Полагаем, это поможет избежать лишних затрат в ситуации, когда работник зарегистрирован в "северном" районе, но фактически трудится в другом месте.

Сотрудник постоянно проживает в районе Крайнего Севера и работает вахтовым методом. Нужно ли ему давать дополнительный отпуск в полном объеме, если он направлен на вахту в город, не относящийся к "северному" району?

Не нужно, отвечает Роструд. Дополнительный отпуск предоставляют за труд в особых климатических условиях. При этом место проживания работника значения не имеет.

Обзор актуальных вопросов за февраль 2019 года

3. С 11 марта МВД начнет применять чек-листы для проверок компаний и учреждений по вопросам миграции

Утверждены чек-листы для плановых проверок юрлиц и ИП, которые:

Рекомендуем использовать чек-листы для самопроверки.

Для тех, кто привлекает к труду иностранцев и лиц без гражданства, чек-лист содержит 10 вопросов. Среди них следующие:

Для принимающих и приглашающих сторон есть отдельный чек-лист о том, уведомляет ли:

Обязанность использовать чек-листы при плановой проверке появилась у МВД еще с 2018 года. В октябре того же года был разработан проект. И вот, наконец, чек-листы обрели окончательную форму.

Приказ МВД России от 29.01.2019 N 42

4. Работник пропустил срок подачи иска — была ли причина уважительной, разбирался ВС РФ

В день увольнения работнику выдали трудовую книжку с записью о расторжении договора по инициативе работодателя. Работник думал, что его уволили по собственному желанию, поскольку до этого он подал соответствующее заявление. Запись в трудовой работник вовремя не проверил, поэтому пропустил месячный срок на обращение в суд. Первая инстанция срок не восстановила, с чем согласилась апелляция, но ВС РФ их не поддержал. Верховный суд напомнил: закрытого перечня уважительных причин пропуска срока на подачу иска нет. Кроме того, в материалах дела не было информации о том, что решил работодатель по заявлению об увольнении по собственному желанию. Приказ об увольнении по инициативе работодателя сотрудник не подписывал. ВС РФ направил дело на новое рассмотрение. Полагаем, что срок на обращение в суд восстановят. Напомним, в 2018 году Пленум ВС РФ назвал новые причины пропуска работником срока на обращение в суд, которые можно считать уважительными. Подробнее об этом читайте в нашем материале.

Определение ВС РФ от 28.01.2019 N 14-КГ18-50

5. Проект об электронных дубликатах: юрлицам и ИП будет проще хранить документы

В Госдуму внесли проект, который позволит создавать электронные дубликаты бумажных документов и конвертировать электронные документы в новые форматы. Планируют установить правила хранения электронной документации.

Электронные дубликаты

Юрлица и ИП смогут создавать электронные дубликаты документов. Они будут равнозначными бумажным документам. Срок хранения бумажных документов при наличии электронных дубликатов можно будет сократить. Этот срок должен будет составлять не меньше года с даты создания дубликата, например скана бумажного документа. Дубликат должен содержать все реквизиты оригинала. Требования к созданию электронных дубликатов установит правительство. Оно же определит виды документов, которые продублировать будет нельзя.

В проекте указаны документы, для которых можно создавать электронные дубликаты. Среди них:

Конвертация электронных документов

Иногда электронный документ нужно преобразовать в другой формат. Это может понадобиться, если исходный формат устарел или у стороны, которой нужно передать документ, нет технической возможности его открыть. В таких случаях предлагают дать организациям конвертировать электронные документы. Конвертированный документ будет равнозначен преобразуемому. После конвертации срок хранения документов можно будет сократить. Он должен быть не меньше одного года с даты преобразования. Требования к порядку конвертации установит правительство.

Хранение электронных документов

Ответственный за хранение электронных документов в организации должен обеспечивать возможность использовать их на протяжении всего срока хранения. Это касается и возможности передавать документы третьим лицам.

Если на хранение поступит электронный документ, который раньше не обрабатывался, в информационной системе нужно будет зафиксировать:

Третьим лицам электронный документ нужно будет выдавать вместе с описью. Ее нужно будет заверить усиленной квалифицированной электронной подписью.

Проект Федерального закона N 657361-7

6. Потерянных больничных листов стало больше

ФСС дополнил список недействительных бланков. За декабрь 2018 года и январь 2019 года перечень потерянных или украденных документов увеличился на 107 номеров. Последний раз о потерянных листах мы рассказывали по состоянию на конец ноября прошлого года. Напомним, принимать у сотрудников и оплачивать такие бланки не стоит. Если они у вас оказались, советуем обратиться в отделение ФСС.

Информация ФСС РФ


Вернуться к новостям